Qualität trifft Innovation: QM-Beratung jetzt auch online
Die Innovation: Online QM-Beratung
In enger Zusammenarbeit mit QM-Experten haben wir ein innovatives Konzept zur Online QM-Beratung – speziell zum Auf- und Ausbau von Qualitätsmanagement Systemen in Arztpraxen – konzipiert.
Jede Phase dieses Projekts wurde akribisch geplant und daraufhin überprüft, ob sie den Anforderungen der QM-Norm DIN ISO 9001:2015, der G-BA Richtlinie sowie des Qualitätssiegels des Berufsverbands der Phlebologen ‚Venen Kompetenz-Zentrum‘ (VKZ®) entspricht.
Das Projekt wurde entwickelt, um Ihre wertvolle Zeit und Ressourcen maximal zu schonen:
Das Konzept
Maximale Flexibilität gepaart mit effizienter Schonung Ihrer Zeit und Ressourcen
Phase 1: Virtuelle Planung und Bestandsaufnahme
Online-Session (1 Stunde):
- Einführung in das Thema Qualitätsmanagement im Rahmen einer Videokonferenz
- Klärung: QM-System und Begriffe, gemeinsames Verständnis für den Aufbau eines prozessorientierten QM-Systems und dessen praktische Umsetzung
- Interaktive Diskussion zur Identifizierung benötigter QM-Dokumente mit dem Ansprechpartner der Praxis
- Erstellung einer individuellen digitalen Dokumenten-Checkliste
- Planung des zeitlichen Rahmen
Dokumenten-Check in der Praxis (2 Wochen Zeit):
- Praxis prüft und ergänzt die Dokumenten-Checkliste (Was benötigen wir?)
- Digitale Übermittlung der Dokumenten-Checkliste an die Beraterin
Phase 2: Digitale Analyse und Vorbereitung
Online-Session (2 Stunden):
- Virtuelle Begehung der Praxis unter Nutzung der vorherigen digitalen Checkliste
- Digitale Erfassung der Anforderungen zur QM-Norm in der Praxis
- Identifizierung von noch zu erstellenden Dokumenten (von der QM-Norm gefordert oder praxisindividueller Bedarf)
- Gemeinsame Erstellung einer Liste fehlender Dokumente mit Verantwortlichkeitszuweisung (was hat die Praxis schon, was macht Beraterin)
Praxis / Einrichtung:
- vorhandene praxiseigene Dokumente (Hygieneplan, Datenschutz, vorhandene Arbeitsanweisungen, Schweigepflichtserklärung, Geräteliste etc.) an die Beraterin übermitteln
- benötigte Zeit – wird individuell mit der Praxis besprochen
Phase 3: Erstellung der QM-Dokumente durch die Beraterin
Nur Beraterarbeit: 4-6 Wochen
Beraterarbeit im Backoffice – Kein Aufwand für die Praxis:
- Umfassende Ausarbeitung sämtlicher erforderlicher QM-Dokumente durch die Beraterin, unter Berücksichtigung der Normvorgaben
- Anpassung des QM Systems an individuelle Praxisgegebenheiten
- Ggf. Rückfragen zu einzelnen Dokumenten und Abläufen an den Ansprechpartner in der Praxis
Phase 4: Digitale Dokumentenprüfung und Implementierung
Online-Session (4 Stunden):
- Gemeinsame digitale Durchsicht aller erstellten QM-Dokumente
- Anpassung und Überprüfung der Dokumente in Echtzeit
- Ansprechpartner sichtet die QM-Dokumente, akzeptiert jene, die den Ablauf präzise abbilden und selektiert solche, die von der aktuellen Vorgehensweise abweichen oder Verständnisfragen aufwerfen.
- Im Online Termin werden gezielt diejenigen Dokumente besprochen, zu denen es Beratungsbedarf gibt.
Digitale Schulung: Praktische Anwendungen des Praxis QM-Systems
- Zielsetzung (zeitlich, praxisintern) für die Umsetzung der noch nicht angepassten QM Anforderungen
- Plan für die selbständige Überwachung und kontinuierliche Verbesserung
- Kommunikation und Teamarbeit für eine erfolgreiche Umsetzung
- Aufstellen des Jahresplans: Schulungen und vorgeschriebene Dokumentation
Projektabschluss
Beraterbericht und Übergabe des QM-Systems sowie Unterstützung der Praxis bei der BAFA-Antragsstellung.
Unser digitaler Projektplan für die Online QM-Beratung erstreckt sich über einen Zeitraum von 10 bis 12 Wochen. Er fokussiert sich auf den vollständigen Auf- bzw. Ausbau eines Qualitätsmanagement-Systems, wobei alle Aktivitäten und Interaktionen ausschließlich online stattfinden.
Online QM – Zeitinvestition für den Kunden
Planung
1 Stunde
Online-Zeit
Praxis-Check
2 Stunden
Online-Zeit
Beraterarbeit
Keine
Kunden-Zeit
Anwendung
4 Stunden
Online-Zeit
Die Vorteile
Die Online-Qualitätsmanagement-Beratung repräsentiert eine moderne Herangehensweise im Bereich des Qualitätsmanagements. Durch die Nutzung virtueller Kommunikations- und Kollaborationstools, digitaler Plattformen und Technologien bieten sich zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile für die Praxen:
1. Zeit- und Kostenersparnis
Online QM-Beratungen sparen Reisezeit und -kosten, erhöhen die Effizienz und reduzieren erheblich den Zeitaufwand des Kunden für die QM-Dokumentation.
2. Flexibilität
Die virtuelle Natur der Beratung ermöglicht es, Sitzungen an individuelle Zeitpläne anzupassen, was vor allem dem Kunden zugutekommt.
3. Reichweite
Geografische Grenzen werden überwunden, da Berater und Kunden unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten können.
4. Technik
Fortschrittliche Kommunikations- und Kollaborationstools erlauben interaktive Workshops, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Live-Diskussionen. Virtuelle Plattformen ermöglichen es, Informationen und Ideen in Echtzeit auszutauschen, was zu schnelleren Lösungen und besseren Ergebnissen führt.
5. Individualität
Online QM-Beratung kann auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten werden.
Online-QM bietet maximale Flexibilität und lässt sich nahtlos in Ihren Zeitplan integrieren.
Unser Online-Konzept steht einer Live-Beratung in nichts nach: Es ermöglicht eine zeit- und ressourcenschonende QM-Beratung, die dank ihres durchdachten Ansatzes genauso umfassend und effektiv ist, wie eine traditionelle vor-Ort Beratung.
Die Umsetzung
Technik
Technische Probleme, wie Verbindungsstörungen, Ton- oder Bildqualitätsprobleme, können den Ablauf der Online QM-Beratung beeinträchtigen. Eine umfassende technische Überprüfung im Vorfeld der Online-Session, technischer Support durch den Berater, Prüfung der passenden IT Ausrüstung können dabei helfen, technische Hürden zu überwinden.
Präsenz
Die Herausforderung, dass bestimmte Aufgaben im Qualitätsmanagement eine physische Präsenz erfordern, die in Online QM-Beratungen fehlt, erfordert innovative Lösungsansätze, um dennoch effektive Beratungsergebnisse zu erzielen.
Die von uns vorgeschlagenen Lösungsansätze umfassen virtuelle Begehungen, detaillierte Dokumentation, Aufnahmen von Abläufen, 360-Grad-Fotos und virtuelle Touren, um die fehlende Präsenz auszugleichen.
Sicherheit
Um den Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit beim Austausch sensibler Informationen in der Online QM-Beratung gerecht zu werden, sind folgende Maßnahmen zu empfehlen:
1. Vertrauenswürdige Plattformen
Wir nutzen etablierte Plattformen mit nachweislicher Sicherheitsinfrastruktur, um sicherzustellen, dass die Daten während des Austauschs geschützt sind.
2. Verschlüsselung
Wir setzen auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass die übermittelten Informationen nur von den autorisierten Parteien gelesen werden können.
3. Zugangskontrolle
Wir begrenzen den Zugriff auf die Informationen nur auf autorisierte Teilnehmer, indem wir Passwörter oder Authentifizierung verwenden.
4. Vermeidung öffentlicher Netzwerke
Wir verbinden uns nicht über unsichere öffentliche Netzwerke, um die Gefahr von Datenlecks zu minimieren.
5. Datenschutzvereinbarungen
Wir halten in den QM-Datenschutzrichtlinien fest, wie sensible Daten verwendet, gespeichert und geschützt werden.
6. Schulung der Teilnehmer
Wir sensibilisieren die Teilnehmer für bewussten Umgang mit Daten und Datenschutzpraktiken, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten.
Die Förderung
Die Förderung von Qualitätsmanagement-Beratungen in Arztpraxen durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erlaubt medizinischen Einrichtungen, finanzielle Zuschüsse für externe QM-Beratungsleistungen zu erhalten.
Je nach Standort der Praxis können bis zu 80% der anfallenden Kosten durch die Förderung abgedeckt werden. Die Berechtigung zur finanziellen Unterstützung setzt die Erfüllung definierter Förderkriterien voraus.