Die Innovation: Online QM-Beratung

    In enger Zusammenarbeit mit QM-Experten haben wir ein innovatives Konzept zur Online QM-Beratung – speziell zum Auf- und Ausbau von Qualitätsmanagement Systemen in Arztpraxen – konzipiert.

    Jede Phase dieses Projekts wurde akribisch geplant und daraufhin überprüft, ob sie den Anforderungen der QM-Norm DIN ISO 9001:2015, der G-BA Richtlinie sowie des Qualitätssiegels des Berufsverbands der Phlebologen ‚Venen Kompetenz-Zentrum‘ (VKZ®) entspricht.

    Das Projekt wurde entwickelt, um Ihre wertvolle Zeit und Ressourcen maximal zu schonen:

    Das Konzept

    Maximale Flexibilität gepaart mit effizienter Schonung Ihrer Zeit und Ressourcen

    Phase 1: Virtuelle Planung und Bestandsaufnahme

    Online-Session (1 Stunde):

    • Einführung in das Thema Qualitätsmanagement im Rahmen einer Videokonferenz
    • Klärung: QM-System und Begriffe, gemeinsames Verständnis für den Aufbau eines prozessorientierten QM-Systems und dessen praktische Umsetzung
    • Interaktive Diskussion zur Identifizierung benötigter QM-Dokumente mit dem Ansprechpartner der Praxis
    • Erstellung einer individuellen digitalen Dokumenten-Checkliste
    • Planung des zeitlichen Rahmen

    Dokumenten-Check in der Praxis (2 Wochen Zeit):

    • Praxis prüft und ergänzt die Dokumenten-Checkliste (Was benötigen wir?)
    • Digitale Übermittlung der Dokumenten-Checkliste an die Beraterin
    Phase 2: Digitale Analyse und Vorbereitung

    Online-Session (2 Stunden):

    • Virtuelle Begehung der Praxis unter Nutzung der vorherigen digitalen Checkliste
    • Digitale Erfassung der Anforderungen zur QM-Norm in der Praxis
    • Identifizierung von noch zu erstellenden Dokumenten (von der QM-Norm gefordert oder praxisindividueller Bedarf)
    • Gemeinsame Erstellung einer Liste fehlender Dokumente mit Verantwortlichkeitszuweisung (was hat die Praxis schon, was macht Beraterin)

    Praxis / Einrichtung:

    • vorhandene praxiseigene Dokumente (Hygieneplan, Datenschutz, vorhandene Arbeitsanweisungen, Schweigepflichtserklärung, Geräteliste etc.) an die Beraterin übermitteln
    • benötigte Zeit – wird individuell mit der Praxis besprochen
    Phase 3: Erstellung der QM-Dokumente durch die Beraterin

    Nur Beraterarbeit: 4-6 Wochen

    Beraterarbeit im Backoffice – Kein Aufwand für die Praxis:

    • Umfassende Ausarbeitung sämtlicher erforderlicher QM-Dokumente durch die Beraterin, unter Berücksichtigung der Normvorgaben
    • Anpassung des QM Systems an individuelle Praxisgegebenheiten
    • Ggf. Rückfragen zu einzelnen Dokumenten und Abläufen an den Ansprechpartner in der Praxis
    Phase 4: Digitale Dokumentenprüfung und Implementierung

    Online-Session (4 Stunden):

    • Gemeinsame digitale Durchsicht aller erstellten QM-Dokumente
    • Anpassung und Überprüfung der Dokumente in Echtzeit
    • Ansprechpartner sichtet die QM-Dokumente, akzeptiert jene, die den Ablauf präzise abbilden und selektiert solche, die von der aktuellen Vorgehensweise abweichen oder Verständnisfragen aufwerfen.
    • Im Online Termin werden gezielt diejenigen Dokumente besprochen, zu denen es Beratungsbedarf gibt.

    Digitale Schulung: Praktische Anwendungen des Praxis QM-Systems

    • Zielsetzung (zeitlich, praxisintern) für die Umsetzung der noch nicht angepassten QM Anforderungen
    • Plan für die selbständige Überwachung und kontinuierliche Verbesserung
    • Kommunikation und Teamarbeit für eine erfolgreiche Umsetzung
    • Aufstellen des Jahresplans: Schulungen und vorgeschriebene Dokumentation
    Projektabschluss

    Beraterbericht und Übergabe des QM-Systems sowie Unterstützung der Praxis bei der BAFA-Antragsstellung.

    Unser digitaler Projektplan für die Online QM-Beratung erstreckt sich über einen Zeitraum von 10 bis 12 Wochen. Er fokussiert sich auf den vollständigen Auf- bzw. Ausbau eines Qualitätsmanagement-Systems, wobei alle Aktivitäten und Interaktionen ausschließlich online stattfinden.

    Online QM – Zeitinvestition für den Kunden

    Planung

    1 Stunde
    Online-Zeit

    Praxis-Check

    2 Stunden
    Online-Zeit

    Beraterarbeit

    Keine
    Kunden-Zeit

    Anwendung

    4 Stunden
    Online-Zeit

    Die Vorteile

    Die Online-Qualitätsmanagement-Beratung repräsentiert eine moderne Herangehensweise im Bereich des Qualitätsmanagements. Durch die Nutzung virtueller Kommunikations- und Kollaborationstools, digitaler Plattformen und Technologien bieten sich zahlreiche Möglichkeiten und Vorteile für die Praxen:

    1. Zeit- und Kostenersparnis

    Online QM-Beratungen sparen Reisezeit und -kosten, erhöhen die Effizienz und reduzieren erheblich den Zeitaufwand des Kunden für die QM-Dokumentation.

    2. Flexibilität

    Die virtuelle Natur der Beratung ermöglicht es, Sitzungen an individuelle Zeitpläne anzupassen, was vor allem dem Kunden zugutekommt.

    3. Reichweite

    Geografische Grenzen werden überwunden, da Berater und Kunden unabhängig von ihrem Standort zusammenarbeiten können.

    4. Technik

    Fortschrittliche Kommunikations- und Kollaborationstools erlauben interaktive Workshops, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und Live-Diskussionen. Virtuelle Plattformen ermöglichen es, Informationen und Ideen in Echtzeit auszutauschen, was zu schnelleren Lösungen und besseren Ergebnissen führt.

    5. Individualität

    Online QM-Beratung kann auf die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse jedes Kunden zugeschnitten werden.

    Online-QM bietet maximale Flexibilität und lässt sich nahtlos in Ihren Zeitplan integrieren.

    Unser Online-Konzept steht einer Live-Beratung in nichts nach: Es ermöglicht eine zeit- und ressourcenschonende QM-Beratung, die dank ihres durchdachten Ansatzes genauso umfassend und effektiv ist, wie eine traditionelle vor-Ort Beratung.

    Die Umsetzung

    Technik

    Technische Probleme, wie Verbindungsstörungen, Ton- oder Bildqualitätsprobleme, können den Ablauf der Online QM-Beratung beeinträchtigen. Eine umfassende technische Überprüfung im Vorfeld der Online-Session, technischer Support durch den Berater, Prüfung der passenden IT Ausrüstung können dabei helfen, technische Hürden zu überwinden.

    Präsenz

    Die Herausforderung, dass bestimmte Aufgaben im Qualitätsmanagement eine physische Präsenz erfordern, die in Online QM-Beratungen fehlt, erfordert innovative Lösungsansätze, um dennoch effektive Beratungsergebnisse zu erzielen.

    Die von uns vorgeschlagenen Lösungsansätze umfassen virtuelle Begehungen, detaillierte Dokumentation, Aufnahmen von Abläufen, 360-Grad-Fotos und virtuelle Touren, um die fehlende Präsenz auszugleichen.

    Sicherheit

    Um den Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit beim Austausch sensibler Informationen in der Online QM-Beratung gerecht zu werden, sind folgende Maßnahmen zu empfehlen:

    1. Vertrauenswürdige Plattformen

    Wir nutzen etablierte Plattformen mit nachweislicher Sicherheitsinfrastruktur, um sicherzustellen, dass die Daten während des Austauschs geschützt sind.

    2. Verschlüsselung

    Wir setzen auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um sicherzustellen, dass die übermittelten Informationen nur von den autorisierten Parteien gelesen werden können.

    3. Zugangskontrolle

    Wir begrenzen den Zugriff auf die Informationen nur auf autorisierte Teilnehmer, indem wir Passwörter oder Authentifizierung verwenden.

    4. Vermeidung öffentlicher Netzwerke

    Wir verbinden uns nicht über unsichere öffentliche Netzwerke, um die Gefahr von Datenlecks zu minimieren.

    5. Datenschutzvereinbarungen

    Wir halten in den QM-Datenschutzrichtlinien fest, wie sensible Daten verwendet, gespeichert und geschützt werden.

    6. Schulung der Teilnehmer

    Wir sensibilisieren die Teilnehmer für bewussten Umgang mit Daten und Datenschutzpraktiken, um eine sichere Kommunikation zu gewährleisten.

    Die Förderung

    Im Bereich des Qualitätsmanagements (QM) unterstützt das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) die Beratung von Arztpraxen. Innerhalb dieses Förderprogramms haben Praxen die Gelegenheit, hohe finanzielle Zuschüsse für externe QM-Beratungsleistungen zu erhalten.

    Im Rahmen ihres Förderprogramms unterstützt das BAFA im selben Umfang auch Online-Qualitätsmanagement (QM) Beratungen. Dies ermöglicht den Arztpraxen, von den enormen Vorteilen der digitalen QM-Beratung zu profitieren.

    Die großzügige Förderung deckt dabei 50 bis 80% der Gesamtkosten ab und wird den Praxen als nicht rückzahlbarer Zuschuss zur Verfügung gestellt. Dies eröffnet den Praxisteams eine wertvolle Chance, ihr QM vom Profi aufbauen oder optimieren zu lassen und gleichzeitig von den Vorteilen dieser Fördermaßnahme zu profitieren.

    Gender-Information: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformulierungen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
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